Annulation de visite
1. Introduction
Ce processus vous permet de marquer une visite comme annulée tout en déclenchant simultanément une action qui invite le client final à sélectionner une nouvelle date et heure pour le replanification.
2. Configuration initiale
Avant de traiter une annulation, vous devez vous assurer que les canaux de communication sont actifs afin que le client reçoive le lien de reprogrammation.
Accéder aux paramètres d'annulation : Cliquez sur l' annulation de visite option.
Activer les messages sortants : Assurez-vous que les deux types de communication sortante sont activés :
Emails sortants
SMS sortant
Définir l'objet (e-mails et SMS) : Mentionnez le sujet spécifique que vous voulez que le client voie.
3. Explications des fonctionnalités et avantages
Cette fonctionnalité simplifie la communication et la logistique lorsqu'une tentative de livraison échoue en raison de l'indisponibilité du client.
Lien ETA
Un lien contenant l'heure d'arrivée estimée (ETA) est automatiquement créé et envoyé une fois la livraison terminée.
Édition de l'objet de l'email
Vous pouvez entrer et personnaliser le objet de l'email afin que les clients sachent immédiatement l'objet du message.
Édition du corps du message
Vous pouvez librement modifier le message qui sera envoyé à vos clients, permettant un langage personnalisé et des détails importants
Balises de personnalisation ($)
En saisissant le symbole dollar ($) révèle des options que vous pouvez insérer et modifier directement dans le corps de l'email, vous faisant gagner du temps.
Fenêtre d'aperçu
Avant d'enregistrer, vous pouvez voir l' aperçu du message exact qui sera envoyé, garantissant qu'il ait l'air professionnel et précis.
Suivi de localisation en direct
Le lien permet au client de suivre la localisation en direct de la livraison (ou du livreur).
Email sortant
Option pour activer l'envoi du lien ETA par email.
SMS sortant
Option pour activer l'envoi du lien ETA par message texte.
💡 Astuce : Le corps de l'e-mail inclut automatiquement le motif de l'annulation et la date de reprogrammation d'information.
Insérer des informations personnalisées (facultatif) Pour inclure des informations dynamiques (comme le nom d'un client ou des détails spécifiques de rendez-vous), saisissez le symbole dollar ($). Cela affichera des options que vous pouvez utiliser pour modifier le corps de l'email.
💡 Astuce : L'utilisation de balises de personnalisation rend le message plus direct et professionnel.
Gestion des rendez-vous reprogrammés
Après qu'une visite est annulée, le livreur doit réintégrer le rendez-vous dans le planning une fois qu'une nouvelle date est sélectionnée.
Trouver les données
Accéder à l'exécution : Allez à la onglet exécution.
Afficher la liste des annulations : Cliquez sur à reprogrammer.
Examiner les données : Vous pouvez voir les données reprogrammées ici.
Ajouter le rendez-vous au planning
Accéder aux outils du livreur : Le livreur doit cliquer sur mes livraisons.
Sélectionner les rendez-vous : Cliquez sur ajouter des rendez-vous à reprogrammer.
Lister et ajouter : Listez les données ici et cliquez ajouter.
Résultat attendu : Les visites reprogrammées seront ajoutées avec succès à la prochaine simulation/optimisation.
5. Conseils de productivité
Toujours activer les deux : Pour atteindre un maximum de clients, assurez-vous de activer les e-mails sortants et les SMS sortants lors de la configuration de l'annulation. Cette fonctionnalité est disponible sur plusieurs canaux, garantissant que les clients peuvent y accéder même si une méthode est manquée.
Utilisez la fonction Aperçu : Avant de cliquer enregistrer, utilisez toujours la fonctionnalité pour voir l'aperçu de l'email. Cela confirme que le motif de l'annulation et le lien de reprogrammation sont affichés correctement, évitant les erreurs de communication.
Suivre les éléments reprogrammés : Vérifiez régulièrement le onglet exécution sous à reprogrammer. Cela garantit qu'aucune visite annulée n'est oubliée et maintient votre flux de travail logistique à jour.
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